W Warszawie działają centrale wielu firm i przedstawicielstwa międzynarodowych koncernów, dlatego kalendarz konferencji, kongresów i gal jest tu wyjątkowo napięty. Goście takich spotkań uczestniczą w nich regularnie, więc szybko zauważają nieczytelny program, kolejkę przy rejestracji czy słabe nagłośnienie. Firma, która organizuje własne wydarzenie w stolicy, musi zgrać miejsce, technikę, catering i obsługę uczestników w jeden harmonogram. Może koordynować wykonawców samodzielnie albo powierzyć całość agencji eventowej, takiej jak Brandnew.
Konferencja, kongres czy gala – jakie wydarzenia Brandnew przygotowuje dla firm w Warszawie?
Zakres pracy agencji obejmuje konferencje i kongresy, gale i bale firmowe, premiery produktów, roadshow, bankiety, wyjazdy motywacyjne, akcje promocyjne oraz imprezy integracyjne. Przy każdym z tych formatów organizator ma inne priorytety. Na gali najważniejsza jest oprawa artystyczna, przy premierze – efekt, który zapamiętają media i klienci, a podczas wyjazdu motywacyjnego – logistyka i program dla grupy. Zespół Brandnew nie korzysta więc z gotowych scenariuszy, tylko projektuje każde wydarzenie pod cel klienta.
Konferencje i kongresy stanowią w portfolio agencji osobną specjalizację, ponieważ wymagają koordynacji najwięcej elementów naraz. Specjaliści Brandnew układają program, dobierają prelegentów, rezerwują salę i noclegi, natomiast w dniu przedsięwzięcia obsługują rejestrację, nagłośnienie, oświetlenie i tłumaczenia symultaniczne. Agencja opisuje zakres tych usług na stronie https://brandnew.events/organizacja-konferencji-i-kongresow/, gdzie wyjaśnia też, jak pomaga w wyborze obiektu i promocji wydarzenia.
15 lat i ponad 500 eventów – co doświadczenie agencji daje firmom planującym wydarzenie w stolicy?
Agencja Brandnew działa na rynku od ponad 15 lat i zrealizowała w tym czasie ponad 500 wydarzeń, w których wzięło udział przeszło 100 000 osób. Wśród jej klientów są m.in. Toyota, Lexus, Carlsberg, T-Mobile, Empik, Polsat i Narodowy Bank Polski. Przy projektach tej skali zespół koordynuje pracę wielu podwykonawców, pilnuje harmonogramu montażu i reaguje na zmiany wprowadzane w ostatnich godzinach przed wejściem gości.
Koordynatorzy Brandnew stosują te same procedury przy mniejszej konferencji czy spotkaniu dla partnerów finansowych. Wiedzą z góry, ile osób potrzeba do obsługi rejestracji, kiedy zaplanować przerwę kawową, żeby nie wydłużać programu, i jak przygotować salę, aby goście mogli swobodnie rozmawiać podczas networkingu. Dzięki temu firma z Warszawy unika błędów, które popełniają organizatorzy przygotowujący pierwszy event na własną rękę.
Od briefu do dnia wydarzenia – jak Brandnew prowadzi projekt i do czego służy brandnew_HUB?
Współpraca zaczyna się od briefu, w którym klient określa cel wydarzenia, grupę uczestników i oczekiwany efekt. Na tej podstawie zespół przygotowuje koncept i budżet, a po ich akceptacji przechodzi do produkcji: wybiera miejsce, projektuje scenografię, zamawia technikę, catering i atrakcje. W dniu wydarzenia jeden koordynator nadzoruje wszystkie ekipy, więc klient nie musi przekazywać ustaleń kilku dostawcom osobno i może poświęcić czas gościom.
Agencja ma do dyspozycji brandnew_HUB, czyli własne środowisko produkcyjne. Zespół buduje tam scenografię z modułowych elementów, które wykorzystuje wielokrotnie, zgodnie z ideą zero waste. Dzięki własnej produkcji agencja szybciej przygotowuje dekoracje i wprowadza poprawki bez szukania zewnętrznego wykonawcy. Ma to znaczenie zwłaszcza wtedy, gdy do wydarzenia zostało niewiele czasu albo klient zmienia koncepcję w trakcie prac.
Uczestnicy warszawskich konferencji i gal biorą udział w wielu wydarzeniach w roku, dlatego każde kolejne porównują z tymi, które już znają. Gdy organizacją zajmuje się jeden zespół, klient zyskuje spójny program, sprawną obsługę gości i jedną osobę odpowiedzialną za cały projekt. Przy planowaniu wydarzenia w stolicy warto więc wybrać partnera, który poprowadzi je od koncepcji po finał.
Partnerem publikacji jest brandnew – agencja eventowa Warszawa.