Każda rozwijająca się firma w pewnym momencie zaczyna borykać się z tym samym, mało efektownym problemem. Nie chodzi o klientów ani o rekrutację, tylko o szafę w magazynku, w której z miesiąca na miesiąc przybywa starych laptopów, monitorów i drukarek. Im szybciej firma rośnie, tym szybciej ten problem się powiększa, bo wymiana sprzętu IT zwykle idzie w parze z zatrudnianiem nowych osób i modernizacją stanowisk pracy.
Dla office managera czy osoby odpowiedzialnej za administrację biura to zadanie, które łatwo odłożyć na później, bo nigdy nie jest pilne, dopóki nagle nie stanie się pilne, na przykład przy przeprowadzce albo kontroli.
Skąd bierze się problem w rosnących firmach?
W małym, kilkuosobowym zespole wymiana sprzętu zdarza się rzadko i nie generuje większego bałaganu. W firmie, która w rok podwaja liczbę pracowników, sytuacja wygląda inaczej. Nowe stanowiska pracy oznaczają nowy sprzęt, a stary rzadko trafia od razu do utylizacji. Częściej ląduje w magazynku, na zapleczu albo w kącie serwerowni, z myślą, że może się jeszcze przyda albo że ktoś się tym zajmie.
Po kilku kwartałach takiego wzrostu w firmie potrafi zalegać sprzęt wart wielu tysięcy złotych, którego formalnie nikt już nie używa, a który wciąż zajmuje miejsce i figuruje w dokumentacji jako majątek firmy.
Dlaczego to nie jest tylko kwestia porządku?
Zużyty sprzęt elektroniczny to w świetle przepisów elektroodpad, którego nie można po prostu wyrzucić do zwykłego kontenera ani przekazać komuś prywatnie. Firmy mają obowiązek przekazywania takiego sprzętu uprawnionym podmiotom, z zachowaniem odpowiedniej dokumentacji w systemie BDO. Dla rosnącej firmy, która i tak ma pełne ręce roboty z organizacją pracy nowych zespołów, dodatkowa formalność związana z elektroodpadami łatwo spada na koniec listy priorytetów.
Problem w tym, że im dłużej się to odkłada, tym większa sterta sprzętu czeka na jednorazowe uporządkowanie, a to oznacza więcej pracy przy jednym podejściu niż gdyby temat był rozwiązywany na bieżąco.
Jak wygląda to w praktyce w Warszawie?
W dużym, dynamicznie rozwijającym się mieście jak Warszawa problem elektroodpadów w firmach jest szczególnie widoczny, bo tempo wymiany sprzętu IT jest tu wyższe niż w mniejszych ośrodkach. Warszawskie firmy mają jednak też łatwiejszy dostęp do usług, które ten temat rozwiązują kompleksowo, zamiast zostawiać go administracji biura do samodzielnego ogarnięcia.
Profesjonalny odbiór elektroodpadów obejmuje zwykle transport, załadunek na miejscu i wystawienie dokumentacji potwierdzającej legalne przekazanie sprzętu, w tym pomoc w przygotowaniu Karty Przekazania Odpadu. Przy przekazaniu minimum 300 kilogramów sprzętu w ramach jednego odbioru usługa jest bezpłatna, co dla rosnącej firmy z regularnym obrotem sprzętu bywa progiem osiągalnym już przy jednej większej wymianie stanowisk.
Jednorazowo czy systematycznie?
Firmy, które rosną szybko, często zaczynają od jednorazowego uporządkowania zaległego sprzętu, a potem przechodzą na model cykliczny, w którym odbiór elektroodpadów odbywa się na ustalonym harmonogramie, dopasowanym do tempa wymiany sprzętu w firmie. To rozwiązanie, które zdejmuje z administracji biura konieczność pamiętania o kolejnym zgłoszeniu za każdym razem, kiedy sprzętu znowu zrobi się za dużo.
Dla firmy, która wie, że będzie rosła dalej, systematyczne podejście do tego tematu bywa po prostu wygodniejsze niż wracanie do niego za każdym razem od nowa.
Kto w firmie powinien się tym zająć?
W małych zespołach temat elektroodpadów zwykle spada na osobę, która akurat ma najwięcej czasu, co w praktyce oznacza, że nie zajmuje się nim nikt konkretny. W rosnącej firmie warto przypisać tę odpowiedzialność jednej osobie, najczęściej w dziale administracji lub office managementu, żeby zgłoszenie odbioru nie wymagało za każdym razem ustalania od nowa, kto się tym zajmie.
Dobrą praktyką jest też prowadzenie prostej listy sprzętu wycofanego z użytku, jeszcze zanim trafi on do magazynku. Dzięki temu, kiedy przychodzi moment zgłoszenia odbioru, nie trzeba tracić czasu na przeliczanie i identyfikowanie wszystkich urządzeń od nowa, wystarczy zgłosić to, co już jest spisane.
Warto też ustalić z góry, gdzie fizycznie gromadzi się wycofany sprzęt. Jedno stałe miejsce, najlepiej dostępne z poziomu parteru, znacznie przyspiesza sam odbiór i eliminuje sytuacje, w których część sprzętu leży w jednym pomieszczeniu, a część w drugim, co komplikuje logistykę załadunku.
Od czego zacząć?
Pierwszym krokiem jest oszacowanie, ile sprzętu faktycznie zalega w firmie, i kontakt z podmiotem zajmującym się legalnym odbiorem elektroodpadów. Warszawskie firmy mogą skorzystać na przykład z usług Odbioryfirmowe.pl, które realizują bezpłatny odbiór przy spełnieniu warunku wagowego i pomagają w całej dokumentacji. Szczegóły warunków i sam proces zgłoszenia opisane są na stronie odbioryfirmowe.pl.